Waar moet je op letten bij een bedrijfsverhuizing?

1. Tijd & planning

Bij een bedrijfsverhuizing is het belangrijk om voldoende tijd te besteden aan het maken van een gedetailleerde planning. Bepaal wanneer de verhuizing moet plaatsvinden en hoeveel tijd er nodig is om alles op de nieuwe locatie te installeren en operationeel te maken. Denk ook na over zaken zoals piekmomenten in de bedrijfsvoering om verstoring te minimaliseren. Een gedetailleerde planning zorgt ervoor dat iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer.

2. Communicatie met medewerkers

Een verhuizing heeft een grote impact op je medewerkers. Informeer hen daarom tijdig over de verhuisdata, hun toekomstige werkplekken, en eventuele wijzigingen in werkprocedures. Dit kan op verschillende manieren: via interne e-mails, een bericht in het postvak, een memo op de bureaus, of via een chatkanaal. Zorg ervoor dat iedereen weet wat er gaat gebeuren en wat er van hen wordt verwacht. Dit helpt verwarring te voorkomen en houdt iedereen betrokken.

3. Interne infrastructuur en IT

Het overzetten van je IT-infrastructuur is een van de meest complexe aspecten van een bedrijfsverhuizing. Zorg ervoor dat servers, computers en netwerkapparatuur veilig worden verhuisd. Denk daarnaast aan de volgende punten:

•    – Moet er een nieuw IP-adres worden ingesteld?
•    – Worden telefoonnummers aangepast?
•    – Zijn er specifieke aanpassingen nodig aan de serverconfiguratie of netwerkstructuur?

Werk samen met een gespecialiseerd team om deze overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zo kun je snel weer operationeel zijn op de nieuwe locatie zonder technische problemen.

4. Indeling van de nieuwe locatie

Of je nu naar een grotere of kleinere locatie verhuist, de indeling van de werkplekken is cruciaal. Maak een plattegrond van de nieuwe ruimte en bepaal welke materialen meegaan en welke vervangen moeten worden. Moet je bijvoorbeeld afscheid nemen van oude bureaus of extra meubels aanschaffen? Denk ook aan de beveiliging van het pand: heeft het pand een toegangscontrolesysteem, zoals pasjes? Zo ja, hoeveel heb je er nodig, en wat moet je regelen voor toegang?

5. Offerte zonder verrassingen

Een verhuizing kan onverwachte kosten met zich meebrengen. Voorkom dit door duidelijke afspraken te maken over de verhuiskosten en vraag altijd om een gedetailleerde offerte waarin alle kosten zijn opgenomen. Dit voorkomt verrassingen achteraf en geeft je inzicht in het volledige kostenplaatje.